Publié le 25.01.2008 dans "Mémos d'assos"

L’organisation des manifestations associatives

Les associations peuvent, en vue d’obtenir des moyens financiers exceptionnels du public, organiser des manifestations très variées : bals, concerts, spectacles, représentations théâtrales, expositions, tombolas…
Un certain nombre d’autorisations administratives doivent être sollicitées suivant la nature de la manifestation, à la Mairie, auprès de la délégation régionale de la SACEM, à la préfecture ou la sous-préfecture.

La responsabilité des organisateurs

Le budget de la manifestation

Quelques conseils pour soigner la régie technique

Le point avec son assureur

Le guichet unique pour l’emploi occasionnel d’artistes

La fiscalité de la manifestation

Mémo pratique des principales démarches

LA RESPONSABILITÉ DES ORGANISATEURS ET LE BUDGET DE LA MANIFESTATION

La responsabilité des organisateurs

L’association qui organise une festivité quelconque est à la merci d’un accident dont elle peut être déclarée responsable car elle en est l’organisatrice.
En effet, l’organisation d’une manifestation engage sa responsabilité civile et pénale à l’égard de ses membres et des tiers.

le spectacle a lieu sous un chapiteau et un spectateur se blesse suite à l’affaissement d’un gradin…

une bousculade a lieu dans un bal et des bénévoles chargés du service d’ordre sont pris à partie et blessés

le matériel de sonorisation prêté à l’association subit un choc lors de son installation

les denrées vendues provoquent une intoxication alimentaire

un vol est commis dans les vestiaires…

En cas d’accident, la responsabilité de l’association pourra être engagée.

Le budget de la manifestation

Il est prudent de faire les comptes pour éviter les mauvaises surprises ! Evaluer les dépenses et garder une marge de manoeuvre en diminuant les recettes et augmentant les coûts prévisionnels.

Les recettes :

Subventions municipale, départementale, nationale

Parrainage, sponsoring, tombolas, jeux

Billets d’entrée, participation aux frais, boissons, repas, T-shirts, publications

Cotisations, budget de l’association

Les dépenses :

Location de salle, électricité, chauffage, eau, nettoyage

Installations de mobilier, stands, scènes, décors, boissons et nourriture

Défraiement du personnel, service de sécurité, assurances

Communication, tracs, programmes, affiches

… Et imprévus (5 à 10%)

LA RÉGIE TECHNIQUE ET L’ASSURANCE

La régie technique

Certains points pratiques et techniques ont une grande importance. Ce sont souvent des détails, que l’on ne remarque pas si tout va bien, mais qui peuvent tout faire rater en cas de défaillance.

La sono - les incidents de sonorisation sont courants : prévoir un micro de rechange, tester la sono, fixer les câbles, définir des règles d’usage…

L’éclairage et l’électricité - vérifier la puissance de l’installation électrique et prévoir, si besoin est, un groupe électrogène de secours.

Le vestiaire - il est toujours très apprécié par le public.

Les toilettes - prévoir un fléchage et veiller à leur propreté.

Les secours - disposer d’une équipe de la Croix-Rouge pour les grands évènements, sinon d’une trousse de secours et des coordonnées du médecin de garde.

Le service d’ordre ou de sécurité - pour éviter tout incident.

Un local Presse - réserver un lieu aux journalistes.

Le point avec son assureur

Avant la manifestation, le responsable d’association doit obligatoirement contacter son assureur afin d’identifier les risques spécifiques à la manifestation. Il vérifie ainsi que son contrat d’assurance offre toutes les garanties nécessaires afin le cas échéant d’obtenir une garantie complémentaire.

Il faut penser à protéger :

le public (spectateurs, invités…), le service de sécurité, les artistes;

les organisateurs, membres salariés et bénévoles de l’association;

Il faut se couvrir contre :

les sinistres provoquant des dommages aux locaux occupés, au matériel (sonorisation, décors,…);

le risque d’intoxication alimentaire si consommation alimentaire sur place;

le vol ….

Compte tenu de la diversité des problèmes pouvant survenir, ne prendre aucun risque : mieux vaut prévenir que guérir !
Certaines compagnies d’assurance proposent une assurance “Organisateur de manifestation” ou “Responsabilité civile organisateur” qui garantit la salle et son équipement, le montage et le démontage du matériel, sur une période de trois jours avant et après la date du concert.

Quels sont les risques ?

La détérioration : d’un matériel prêté, des costumes ou du décor…

L’intoxication alimentaire…

Le rapatriement d’un artiste étranger…

Les bagarres ou des accidents avec les portes…

Le feu, l’inondation…

L’assureur proposera selon le cas, soit une extension du contrat garantissant la responsabilité générale de l’association, soit l’établissement d’un contrat spécifique.

LE GUICHET UNIQUE POUR L’EMPLOI OCCASIONNEL D’ARTISTES ou GUSO

Les associations fréquemment organisatrices de spectacles sont confrontées aux complexité administratives lorsqu’elles ont recours à des artistes, des musiciens ou des techniciens.
Le dispositif “guichet unique” va leur permettre de se libérer en une seule formalité de l’ensemble de leurs obligations liées à l’emploi d’artistes et de techniciens du spectacle vivant.

Le guichet unique ou GUSO s’adresse à des organisateurs (dans la limite de 6 représentations par an) qui :

sont des personnes physiques ou morales n’ayant n’ont pas pour activité principale ou pour objet l’exploitation de lieux de spectacles, de parcs de loisirs ou d’attraction, la production ou la diffusion de spectacles,

emploient sous contrat à durée déterminée des artistes du spectacle (article L 762-1 du code du travail) ou des techniciens qui concourent au spectacle vivant.

Ce dispositif est également au service des groupements d’artistes amateurs bénévoles faisant occasionnellement appel à un ou plusieurs artistes du spectacle percevant une rémunération.

En pratique :

Vous êtes organisateur non professionnel de spectacle vivant, vous devez vous acquitter de toutes vos obligations légales dans le cadre de l’embauche et de l’emploi d’un salarié du spectacle vivant

avant l’embauche, l’association adresse la “déclaration préalable à l’embauche” au Guichet Unique ou GUSO.

dans les 15 jours suivants la fin du contrat de travail, elle adresse la “déclaration unique et simplifiée des cotisations sociales et contrat de travail” au Guichet Unique accompagnée du règlement des cotisations sociales…

Pour de plus amples renseignements connectez-vous sur le site du GUSO

Sur internet ou d’un simple appel téléphonique 0810 863 342 (prix appel local), l’association peut adhérer gratuitement au GUSO. La déclaration d’embauche est également disponible en ligne.

Le service Guso est obligatoire depuis le 1er janvier 2004 !Grâce au Guso, l’employeur et le salarié sont en règle et protégés.

LA FISCALITÉ DE LA MANIFESTATION

Les associations bénéficient d’une exonération fiscale pour les 6 premières manifestations annuelles dont la gestion est désintéressée.

En application de l’article 261-7-1° c) du Code général des impôts, les recettes de six manifestations de bienfaisance ou de soutien organisées dans l’année à leur profit exclusif par les organismes sans but lucratif, sont exonérées de TVA. On signalera que, pour bénéficier de cette exonération de TVA, ces associations devront, à compter du 1er janvier 2008, inscrire dans un compte distinct leurs opérations non soumises à la taxe sur la valeur ajoutée (art. 209 de l’annexe II du CGI, dans sa rédaction issue du décret n° 2007-566 du 16 avril 2007, JO du 19 avril 2007).

MÉMO PRATIQUE DES PRINCIPALES DÉMARCHES

Avant la manifestation

30 jours : contacter, à la Préfecture, la Commission départementale de Sécurité pour connaître ses exigences en ce qui concerne les sorties de secours, le matériel ignifugé, la solidité des installations…

15 jours : demander par écrit à la Mairie l’autorisation d’organiser la manifestation et, le cas échéant, l’autorisation d’ouvrir une buvette, demander l’autorisation d’utiliser la voie publique (contacter également la préfecture) et déclarer à la gendarmerie ou à la police la manifestation. Si cela est nécessaire, demander les services de la gendarmerie (surveillance d’un bal, aide à la circulation…).

15 jours : retourner à la SACEM (pour la musique) le contrat général de représentation dûment rempli.

15 jours : contacter l’assureur pour faire le point.

15 jours : demander une autorisation délivrée par le maire indiquant la catégorie et déclarer l’ouverture du débit à la recette locale des impôts.

8 jours au plus tôt : faire la déclaration au GUSO

3 jours : déclarer le spectacle à la recette locale des Impôts ainsi que la billetterie.

3 jours : faire une déclaration à la DDASS si des aliments et repas sont servis au public.

Après la manifestation

+ 10 jours : adresser à la SACEMl’état des dépenses et des recettes, puis régler les droits d’auteur selon l’échéance fixée.

+ 15 jours au plus tard : envoyer au Guichet Unique la déclaration unique simplifiée et le règlement des cotisations sociales.

Un état détaillé des billets vendus sera envoyé à la recette des impôts de la commune où s’est déroulé le spectacle et le droit de timbre acquitté dans les vingt jours.

BILLETERIE : ATTENTION

L’arrêté du 5 octobre 2007 (JO du 7 octobre) modifie les règles de la billeterie de spectacle comportant un prix d’entrée, règles fixées jusqu’alors par l’arrêté du 8 mars 1993.

En résumé :

Un billet doit obligatoirement être délivré à tout spectateur avant l’entrée dans un lieu de spectacles.

Le billet doit provenir d’un carnet à souches ou d’un distributeur informatique.

Il doit comporter des mentions obligatoires et être numéroté.

A l’issue de chaque journée, les organisateurs doivent établir un relevé comportant, pour chaque catégorie de billet.

L’association doit pouvoir présenter les souches de ces carnets numérotés à tout contrôle des agents du fisc.

Les souches, les contrôles et les billets invendus doivent être conservés pendant une période de 6 ans. En cas de contrôle, tout billet manquant risque d’être considéré par l’administration fiscale comme vendu.